Os custos de uma revenda vão além da compra de créditos: entram na conta o tempo do dono, as taxas de recebimento, os testes liberados, os créditos parados, a inadimplência e as perdas com fraude ou erro. Quando esses itens ficam de fora, a margem calculada no papel nunca aparece inteira no caixa.
A conta básica de margem está no post sobre como definir a margem de revenda; daqui em diante entram os custos que costumam ficar invisíveis, a separação entre fixos e variáveis, o valor do seu tempo e a medida de inadimplência e perdas numa planilha simples, sem contabilidade avançada.
Por que a margem do papel não aparece no caixa
A conta mais comum é direta: o que o cliente paga menos o que o crédito custa. O resultado parece bom, mas, no fim do mês, o dinheiro que sobra é menor. A diferença não sumiu; ela está espalhada em pequenos gastos que ninguém anotou.
Cada um deles parece pequeno sozinho. Uma taxa por recebimento, alguns testes que não viraram venda, um cliente que atrasou e não pagou, horas de atendimento à noite. Somados ao longo do mês, eles podem consumir uma parte grande do que parecia lucro. E, como não aparecem na conta, a decisão de preço e de crescimento é tomada com um número errado.
Os custos que ficam fora da conta
Estes são os custos que mais escapam do cálculo do revendedor. Confira um por um e veja quais existem na sua operação:
- Tempo do dono: as horas de venda, suporte, cobrança e organização, que têm valor mesmo quando ninguém paga salário.
- Taxas de recebimento: o que a maquininha, o link de pagamento ou o boleto descontam de cada venda.
- Testes liberados: cada teste usa recurso do painel e tempo de atendimento, e só parte deles vira venda.
- Créditos parados: créditos comprados antes da hora, que ocupam dinheiro sem gerar receita.
- Inadimplência: acessos renovados ou mantidos para clientes que atrasam e, às vezes, não pagam.
- Perdas: comprovante falso, reembolso, crédito usado por engano em outro cliente, compensação depois de uma falha.
- Estrutura: internet, plano de celular, aplicativos de organização, a parte do DAS do MEI e eventuais serviços de contador.
Mapa de custos fixos e variáveis
Separar os custos em fixos e variáveis ajuda a entender o que acontece quando a base cresce ou encolhe. O fixo existe mesmo sem vendas; o variável acompanha o volume.
| Custo | Tipo | Como acompanhar |
|---|---|---|
| Internet, celular e aplicativos | Fixo | Somar as faturas do mês |
| DAS do MEI e contador | Fixo | Valor mensal no controle de caixa |
| Taxas de recebimento | Variável | Diferença entre o cobrado e o que entrou na conta |
| Testes liberados | Variável | Quantidade de testes e quantos viraram venda |
| Créditos parados | Variável | Saldo de créditos no fim do mês |
| Inadimplência e perdas | Variável | Valores não recebidos e devolvidos no mês |
| Tempo do dono | Fixo e variável | Horas por semana, divididas por tipo de tarefa |
Esses números entram no mesmo controle em que você registra entradas e saídas. Se ainda não existe um, o post sobre controle de caixa do revendedor mostra como montar.
Como colocar o seu tempo na conta
O tempo é o custo mais esquecido, porque não sai do bolso. Mas ele tem preço: as horas gastas na revenda poderiam estar em outro trabalho ou com a família. Se a revenda paga pouco por hora, ela pode estar crescendo em número de clientes e encolhendo em retorno.
Durante algumas semanas, anote quanto tempo vai para cada tipo de tarefa: vendas, suporte, cobrança e organização. Depois, defina um valor de referência para a sua hora, como o que você ganharia num trabalho equivalente. Multiplique pelas horas do mês e coloque esse número na conta como se fosse um salário.
O resultado costuma mostrar onde o tempo escapa. Suporte repetido para o mesmo problema, cobrança manual cliente por cliente e testes que nunca convertem são os campeões. Cada um tem solução: mensagens prontas, lembretes automáticos de vencimento e regras para o teste.
Inadimplência e perdas: como medir
Inadimplência é o valor que deveria ter entrado e não entrou. Para medir, compare no fim do mês o total de renovações previstas com o total efetivamente recebido. A diferença, dividida pelo previsto, mostra quanto da receita ficou pelo caminho.
Perdas exigem uma aba própria. Cada vez que algo der errado, registre a data, o tipo (fraude, reembolso, erro, compensação) e o valor. Depois de alguns meses, o padrão aparece: talvez a maior perda venha de comprovantes falsos, e a solução seja conferir o pagamento antes de liberar; talvez venha de renovações feitas antes de receber.
A forma de receber também pesa. Cada meio de pagamento tem taxa, prazo e risco diferentes, e o post sobre qual meio usar para receber dos clientes compara as opções.
Preciso repassar todos os custos para o preço?
Não necessariamente. O objetivo de enxergar os custos é decidir com informação: alguns devem entrar no preço, outros devem ser reduzidos na operação.
Quais custos dá para cortar sem perder qualidade?
Os que nascem de desorganização. Créditos parados diminuem quando a compra acompanha a previsão de renovações. Testes sem conversão caem com regra de teste e acompanhamento. Inadimplência cai com lembrete antes do vencimento e regra clara de corte. Já a qualidade do fornecedor e o tempo de suporte bem feito não são lugar para economia, porque afetam a renovação.
Taxa de recebimento entra no preço?
Entra no cálculo da margem, sempre. Se ela vai aparecer separada para o cliente ou embutida no plano é uma decisão comercial. O mais comum é embutir e oferecer o meio de pagamento com menor taxa como padrão. O que não pode é ignorá-la: uma taxa pequena por venda, multiplicada pela base inteira, faz diferença no fim do mês.
Como saber se a revenda paga o seu tempo?
Pegue o que sobrou no mês depois de todos os custos, sem contar o seu tempo, e divida pelo número de horas trabalhadas na revenda. Compare o resultado com o valor de referência da sua hora. Se ficar abaixo, o negócio está crescendo à custa do seu tempo, e é hora de rever preço, processo ou tamanho da base.
Próximo passo
O controle de caixa é o ponto de partida: crie nele três abas novas, para custos fixos, custos variáveis e perdas, e preencha com o que você lembrar do último mês, mesmo que de forma aproximada.
Comece também o registro de horas por tipo de tarefa. Ao fim do próximo mês, refaça a conta da margem com todos os custos e com o seu tempo incluído, e compare com a conta antiga.